こんにちは。アイエーアイの藤本です。

お客様の情報が流出したというニュースを見ると、「うちの会社は大丈夫だろうか」と気になりますよね。

でも、普段の仕事に戻ると、情報の管理はつい後回しになりがちです。昔の顧客名簿、パソコンにダウンロードした注文データ、使わなくなった問い合わせフォーム。皆さんの会社にも、そのままになっているものはないでしょうか。

今回は、良品計画が公表した情報流出の可能性に関するお知らせをきっかけに、中小企業でも確認しておきたいことを考えてみます。

「以前の仕事で使った情報」が残っていることも

良品計画は、2026年11月4日の発表で、過去にカード特典を付与するために取得したカード番号などの情報が、システム上に残っていたことを説明しています。また、調査が進んだことで、当初の発表よりも対象となる情報の範囲が広がったとしています。良品計画の公式発表

ここから私たちが考えておきたいのは、「今使っている情報」だけでなく、「以前使っていて、残ったままの情報」も管理できているかということです。

例えば、こんなデータです。

• 以前のネットショップから書き出した顧客一覧
• 終了したキャンペーンの応募者名簿
• 担当者のパソコンに保存された問い合わせ情報
• 古いサイトやテスト用サイトに残っている本番データ
• 退職した担当者が使っていた共有フォルダ

一つひとつは、仕事に必要で保存したものかもしれません。ただ、時間がたつと「誰が、何のために残しているのか」が分からなくなることがあります。

1．まずは「どこにあるか」を確認する

最初から難しい管理システムを用意する必要はありません。

まずは、顧客情報が入っている場所を、紙や表に書き出してみてください。会社のパソコン、メール、クラウド、Webサイトの管理画面、外付けの記憶装置などです。

その横に、「管理する人」「使う目的」「いつまで残すか」を書いていきます。

担当者しか保存場所を知らない、同じ名簿が何か所にもある。そんな状態が見つかれば、見直すきっかけになります。

2．「念のため残す」を見直す

「また使うかもしれないから、とりあえず残しておこう」

仕事をしていると、そう考える場面はありますよね。ただ、持ち続ける情報が増えるほど、管理する場所も増えていきます。

問い合わせフォームで、住所や生年月日まで本当に必要なのか。終了した企画の名簿を、いつまでも残す必要があるのか。集める段階と、残す段階の両方で確認してみましょう。

もちろん、契約や法令などの理由で保存が必要な書類もあります。必要な保存期間を確認したうえで、役目を終えた情報を整理することが大切です。

3．「全員が見られる」「全員で使う」を減らす

人数が少ない会社では、共通のIDとパスワードを使ったり、誰でも開けるフォルダに資料を置いたりすることもあると思います。

便利な一方で、誰が操作したか分かりにくく、退職や担当変更のときにも管理が難しくなります。

顧客情報を見られる人は、業務上必要な人に絞る。利用者ごとにアカウントを分け、対応しているサービスでは多要素認証を設定する。退職した人や、契約が終わった外部業者のアカウントも確認しておきたいですね。

4．Webサイトは「作ったあとの担当」を決める

Webサイトやネットショップは、公開したあとも更新と管理が必要です。

制作会社に依頼している場合も、次の点を一度確認してみてください。

• サイトやプラグインの更新は、誰が行うのか
• 問い合わせ情報は、どこに、どれくらい保存されるのか
• 古いサイトやテスト環境が残っていないか
• 異常が起きたとき、どこへ連絡するのか

「保守契約をしているから大丈夫」と思っていても、契約によって対応範囲は違います。自社で行うことと、依頼先が行うことを具体的にしておくと、管理の抜けを減らせます。

こうした日々の対策を整理する際には、IPAの「中小企業の情報セキュリティ対策ガイドライン」も参考になります。

5．「おかしい」と思ったときの連絡先を共有する

身に覚えのないログイン通知が届いた。管理画面に知らない利用者がいる。お客様から不審なメールの相談が来た。

そんなとき、誰に連絡するか決まっているでしょうか。

社内の責任者と保守会社などの連絡先をまとめ、担当者が休みでも対応を始められるようにしておきましょう。調査に必要な記録を失わないよう、慌ててデータを削除したり、パソコンを初期化したりせず、対応を相談することも大切です。

なお、個人データの漏えい等では、一定の要件に該当すると、個人情報保護委員会への報告や本人への通知が必要になります。確定するまで放置せず、漏えいのおそれがある段階から確認しましょう。個人情報保護委員会の対応案内

まずは、古い顧客名簿を一つ確認してみませんか

専任のIT担当者がいない会社で、すべてを一度に整えるのは大変だと思います。

まずは、社内にある古い顧客名簿を一つ見つけて、「今も必要か」「誰が見られるか」「いつまで残すか」を確認してみてください。

情報を便利に使うことと、適切に管理することは、セットで考えたいですね。

アイエーアイでは、Webサイト制作やDX支援の中で、問い合わせフォームや業務で扱う情報の流れも一緒に整理しています。「何から確認したらいいか分からない」という方も、お気軽にご相談ください。